“Apabila Anda menguasai jurus dasarnya, maka Anda akan dapat menggunakannya pada pertarungan manapun”

– #tigapilarspirit

BRIEFING :

Briefing seringkali dilakukan spontan dan tanpa persiapan, hal ini bisa disebabkan karena aktivitas tersebut sudah merupakan rutinitas, dan bahkan bisa jadi sudah menjadi formalitas.

Menggunakan struktur dalam Briefing, akan membuat briefing lebih berbobot dan memberi manfaat yang lebih kepada pemberi dan peserta briefing.

Dua contoh penggunaan struktur pada briefing:

1. Struktur Result

• • Problem yang terjadi di Shift sebelumnya.
  • Solusi yang telah dilakukan dan juga preventive yang diperlukan.
  • Hasilnya, apabila terjadi lagi bisa diatasi, dan apabila preventive dijalankan, seharusnya problem tersebut tidak terulang kembali.

2. Struktur Aspect

• Aspect 1 : Refresh perihal Safety dalam bekerja.
• Aspect 2 : Menyampaikan target produksi yang harus dicapai.
• Aspect 3 : Membahas up date hasil weekly meeting.

MEETING :

Meeting akan menjadi efektif apabila tujuan dari meeting tersebut dapat tercapai, dan hal inilah yang seharusnya menjadi prioritas utama untuk dicapai, karena seringkali meeting menjadi tidak efektif karena:

1. Waktu habis dan tidak ada hasil kesepakatan yang dicapai.
2. Agenda disusun tidak sistematis sehingga menyulitkan peserta meeting untuk memahami tujuan utama dari meeting tersebut.
3. Tidak adanya persiapan sehingga banyak agenda yang terlupakan untuk dibahas dan juga pemimpin rapat lupa tentang esensi utama dari meeting tersebut.

Oleh karena itu, perlu dipahami tujuan utama dari meeting tersebut, karena tujuan dari meeting akan dapat menentukan struktur yang tepat:

1. Mengajukan proposal: Struktur Authentic.
2. Melakukan up-date progress project: Struktur Timeline.
3. Memberikan report: Struktur Result
4. Hal lain yang bersifat umum: Struktur Aspect

TRAINING :

Membuat dan mempersiapkan materi training, membutuhkan waktu yang lebih lama, karena struktur yang digunakan terdiri dari beberapa lapis.

Untuk mendapatkan gambaran, tentang bagaimana struktur tersebut digunakan di dalam menyusun training, maka berikut adalah contoh struktur yang digunakan pada saat Training Presentation Skills di Mulia Academy:

1. Struktur utama: digunakan untuk membagi topik bahasan di setiap sesi atau setiap hari, contoh:

• Day 1: Mempersiapkan Materi
• Day 2: Menyampaikan Materi

2. Sub-struktur 1:

• Day 1: Mempersiapkan Materi
  1. Mempersiapkan Opening
  2. Mempersiapkan Content
  3. Mempersiapkan Closing

3. Sub-struktur 2

• Day 1: Mempersiapkan Materi
  1. Mempersiapkan Opening
     1. Headline
     2. Objective
     3. Benefit

Jadi apa kesimpulan pada artikel ini ?

• 4 Struktur presentasi dapat digunakan pada event Briefing, Meeting dan Training.
• Struktur akan membantu pembicara dalam membuat dan mempersiapkan materi yang akan disampaikan.
• Penggunaan struktur akan membuat penyampaian isi materi pada event-event tersebut menjadi lebih efektif (Terarah, tepat sasaran dan sesuai dengan durasi waktu yang telah ditetapkan).
• Aplikasi struktur pada Training selalu terdiri dari Struktur utama dan beberapa sub-struktur, karena durasi dari training pada umumnya lebih lama dibandingkan pada Briefing dan Meeting.
• Penggunaan struktur pada meeting akan lebih efektif apabila disesuaikan dengan tujuan dari meeting tersebut.